A documentação, os clientes e a tecnologia

Pessoal ou profissional?

Existem assuntos que são considerados como pessoais outros são emocionais alguns são de saúde e também existem os assuntos que são de caráter extremamente profissional.

Aqui vou abordar o tema da tecnologia de comunicação à serviço do setor jurídico ou mais especificamente como essa tecnologia pode ajudar ou prejudicar as relações entre advogado e cliente. Sendo assim é um assunto de caráter pessoal e ao mesmo tempo, muito profissional.

A tecnologia e o advogado no mundo moderno

No decorrer da minha carreira como advogado aconteceram vários avanços tecnológicos que mudaram e continuando mudando o mundo, inclusive no setor jurídico.

São novas invenções, novos métodos de comunicação que foram criados para facilitar nosso dia a dia, mas que quando usadas de uma forma errada causam o efeito contrário.

O fórum em Israel por exemplo, passou a ser totalmente digitalizado. Documentos passaram a ser apresentados em formato de PDF, o que possibilita adicionar centenas de páginas sem a necessidade de imprimir absolutamente nada. É possível adicionar até mesmo fotos coloridas como complementos do caso. Assinaturas passaram a ser assinaturas digitais e basta o advogado entrar na pasta do processo pela internet para que esteja ali todo o histórico do caso. É inacreditável a facilidade de acesso!

WhatsApp, SMS e o Facebook

 Uma outra modernidade foi o SMS (mensagens de texto via celular) e agora também o benéfico e por muitas vezes o maléfico WhatsApp.

O WhatsApp é uma verdadeira maravilha e ao mesmo tempo pode se tornar um enorme transtorno dependendo do modo como é usado pelo cliente.

O Messenger na face book também é uma ferramenta muito utilizada e na maioria dos casos em meu ver – terrivelmente utilizada por muitos que acreditam que a liberdade de expressão é uma licença para permitir a agressão verbal.

Os seres humanos estão deixando de interagir entre si e acabam se comunicando através de “carinhas zangadas ou felizes”. Desta forma, o contato entre pessoas fica cada vez mais restrito, dificultando o entendimento de problemas mais complexos e até mesmo os mais simples por falta de comunicação correta.

Na parte de telecomunicações, o celular criou um novo mundo sendo capaz de nos absorver o dia inteiro ao ponto de não percebemos como nos tornamos prisioneiros desse pequeno, mas poderoso aparelho.

A extinção do fax deu espaço ao amplo uso do e-mail – foi uma considerável modificação nas telecomunicações, uma verdadeira benção em meu ver.

Todas essas novas ferramentas e aplicativos são importantes, mas precisam ser usadas corretamente o que não está acontecendo.

Há muita gente usando essas mídias de forma incorreta e chegando até a abusar de pessoas, de sua boa vontade e principalmente do tempo alheio.

Enviar menssagens e documentos jurídicos é um assunto sério

Quando é necessário entregar um documento (pela internet), envie um e-mail e não uma mensagem no facebook e muito menos WhatsApp.

Quando enviar e-mail com documentos, não envie um documento escrito no corpo do e-mail! Envio-o como adendo/anexo.

Evidentemente que não apresento uma procuração ou uma declaração sem estar completa e nem peço ao juiz que termine de preencher os dados por mim.

A forma correta e mais eficaz de enviar documentos é como arquivo tipo PDF, esse deve der de boa resolução (preferivelmente 300 DPI ou acima) e não uma foto (JP, JPEG, TIF etc).

PDF feito por aplicativo no celular é na verdade uma foto transformada em PDF e que sempre fica com baixa qualidade, dificultando ou impedindo uso daquele documento.

Eu ainda recebo documentos via fax e WhatsApp (sempre de baixa qualidade) e as vezes fotos de documentos sempre com baixa resolução e acabam não servindo para serem usados juridicamente falando.

A maneira correta

 A maneira correta, rápida e eficiente para tratar de qualquer assunto jurídico é usar as ferramentas que temos de uma forma correta. Ou seja, enviando a documentação do jeito que é requisitado (veja a descrição acima) e não como é mais fácil ou rápido ou mais prático para quem está enviando.

Procuração, qualquer outro documento ou formulário, deve ser enviado totalmente completo para que o outro lado não precise completar os dados faltantes.

Documentos não podem ser enviados como “copiar e colar” no corpo do e-mail, mas sim devem ser enviados como anexo devidamente digitalizados do original para serem abertos, lidos, examinados, impressos e o mais importante – para serem guardados como documentos na pasta do cliente para uma possível reutilização no futuro!

A pasta do cliente

Na minha prática, todos os clientes tem seus documentos escaneados e guardados em pastas digitais mas não existem pastas de clientes no WhatsApp e nem mesmo no e-mail. Uma pasta digital no mundo moderno é um lugar no disco do computador onde todos os documentos dos clientes se encontram arquivados.

Esse mundo moderno digital tem suas falhas, mas muitas vantagens se souberem utilizar de forma correta.

Portanto, para questões de caráter profissional, solicito que sigam as simples regras acima no uso de ferramentas e aplicativos modernos. Dessa forma, as margens de erros serão menores.

Lembrem-se que ERROS não “acontecem por milagres” ou “por má sorte”. Erros são “causados” por falta de cautela, atenção ou por falta de profissionalismo.

As regras para o envio de documentação e mensagens não foram feitas para dificultar a vida dos clientes mas sim devem ser respeitadas para o benefício do advogado e do cliente.

WhatsApp?

O WhatsApp pode ser seu melhor, mas também seu pior inimigo ao se comunicar com seu advogado.

Sem dúvida alguma o aplicativo mais usado no meu celular e acredito no celular da maioria dos advogados, é o WhatsApp.

É importante que o cliente esteja ciente de que ele não é o único cliente, assim é necessário amenizar a expectativa de uma resposta imediata e infelizmente como acontece – as vezes nenhuma resposta será recebida pelo cliente por WhatsApp.

É inviável ao advogado responder a todas as mensagens que recebe durante ao dia com respostas completas, pois duas coisas vão certamente acontecer: o advogado perderá controle e histórico das mensagens, o que resultará em não conseguir encontrar nenhum dado relevante no futuro. O advogado não terá acesso  e não lembrará do que foi feito no passado.

O outro problema e o mais sério é que o advogado teria que deixar de ir ao fórum, escrever processos e responder a telefones porque o WhatsApp e outros aplicativos como o facebook e Messenger tomariam todo seu o tempo.

Assim, para melhor lhe atender como meu cliente, eu como advogado conto com a compreensão de vocês meus clientes para seguirem estas simples dicas acima.

Avatar

The Szajnbrum Group